Afhandeling

Op basis van uw begroting heeft u een “toekenning financiële bijdrage” van de SOBZ ontvangen. Om over te gaan op de uitbetaling van de tweede tranche moet u een nacalculatie indienen, ondersteund met alle relevante bewijsstukken (bonnen en facturen).

Om een snelle en correcte uitbetaling van de tweede tranche te bewerkstellingen hebben wij nadere regels bepaald ten aanzien van het aanleveren van de stukken voor de nacalculatie. Dit zijn:

• Via onze website www.sobz.nl dient u uw verantwoording aan te leveren.
• U dient alle facturen bij te voegen.
• De facturen worden door de penningmeester van de SOBZ gecontroleerd.
• De definitieve uitbetaling van de tweede tranche vindt plaats op basis van ingediende facturen en de bijgevoegde nacalculatie.
• De nacalculatie wordt getoetst aan de voorwaarden van de SOBZ.
• Ingediende facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen.
• U mag als betalingsbewijs contante bonnen, voor zowel inkomsten als uitgaven toevoegen. Deze moet u voorzien van een aangehechte declaratie, voorzien van een handtekening van de voorzitter en penningmeester van de stichting of van een handtekening van de aanvrager (in het geval u een zzp’er bent). Voor inkomsten moet u werken met een kasboek (bonnenboek). Hierin vermeldt u duidelijk aan wie u een betaling heeft voldaan (naam, adres), de hoogte van het bedrag en een uitsplitsing van eventuele btw. Een ingevuld papiertje, mails met bedragen etc. worden niet meegenomen in de nacalculatie (zie voorwaarden Belastingdienst).
• De penningmeester correspondeert met u via e-mail over de nacalculatie.
• De penningmeester accordeert de nacalculatie en legt deze voor aan het bestuur van de SOBZ voor een finaal oordeel.
• De voorzitter stuurt u een mail met daarin het bericht dat uw nacalculatie akkoord is, welke omvang uw begroting heeft en op welke definitieve financiële toekenning uw evenement kan rekenen. Tevens verzoekt hij u een factuur te sturen (factuur met btw).
• Op uw factuur zet u de eerste én de tweede tranche (de hoogte hiervan wordt bepaald op basis van de door u aangeleverde stukken).
• Na binnenkomst van de factuur wordt deze binnen 14 dagen betaald (tweede tranche.
• Voor het aanleveren van uw nacalculatie heeft u maximaal 2 maanden na afloop van het evenement de tijd. Later ingediende nacalculaties lopen de kans niet meer in behandeling te worden genomen. Evenementenorganisaties lopen daarmee tevens het grote risico dat de eerste tranche wordt teruggevorderd.

Wij hebben als doel al het geld van ondernemers op een eerlijke, doelmatige en transparante wijze te verdelen. Hier horen een transparante nacalculatie, correcte facturen en ordelijke administratie bij.